Personuppgiftspolicy

Dataskyddsförordningen (Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 av den 27 april 2016) GDPR föreskriver att individer, vars personuppgifter behandlas, har rätt att få information om detta.

För att stiftelsen Institutet för Rättshistorisk Forskning (Stiftelsen) ska kunna bedriva sin verksamhet med bl.a. stipendiegivning behöver Stiftelsen behandla personuppgifter. Alla upplysningar som direkt eller indirekt kan hänföras till en levande individ är personuppgifter. Att ”behandla” personuppgifter innebär att någon form av åtgärd vidtas beträffande personuppgifter. Det kan röra sig om t.ex. insamling, bearbetning, delning eller radering. De individer vars personuppgifter behandlas kallas i GDPR för registrerade.

Nedan finns information om hur Stiftelsen behandlar personuppgifter i olika sammanhang, inklusive för vilka ändamål, rättsliga grunder för behandlingen och hur länge uppgifterna sparas. Det framgår också vilka rättigheter som tillkommer de personer vars uppgifter behandlas, och hur dessa rättigheter kan utövas.

1. Behandling av personuppgifter

Stiftelsen behandlar olika personuppgifter för skilda ändamål och med stöd av olika grunder.

För att Stiftelsen ska behandla era uppgifter måste det finnas stöd i gällande lagstiftning, med andra ord minst en rättslig grund för behandlingen. Rättsliga grunder kan vara t.ex.
– för att fullgöra avtal med personen ifråga,
– för att efterleva en rättslig förpliktelse,
– en intresseavvägning där intresset av att behandla personuppgifter väger tyngre än Ert intresse av att så inte sker, eller
– samtycke.

I de fall då behandling av personuppgifter har skett endast med stöd av samtycke kan detta alltid återkallas genom att kontakta Stiftelsen. Ett återkallat samtycke får enbart framåtpekande effekt och påverkar därmed inte lagligheten av behandlingar som har genomförts med stöd av samtycke innan detta återkallas.

Det bör noteras, i tillägg till vad som anges nedan om lagringstider, att Stiftelsen också kan komma att lagra personuppgifter i sju år från utgången av det räkenskapsår till vilket informationen hänför sig i syfte att efterleva bokföringslagen. Stiftelsen kan också spara uppgifter under gällande preskriptionstid i syfte att fastställa, försvara eller göra gällande rättsliga anspråk.

1.1 Sökande till och mottagare av stipendier och bidrag

Vilka personer avses personer som är verksamma vid landets lärosäten samt annan som ägnar sig åt rättshistoria.

Syftet med insamling av information
Utdelning av medel till projekt inom stiftelsens verksamhet.

Vilka uppgifter kan behandlas
Namn, personnummer, adress, epostadress, telefonnummer, kontonummer.

Rättslig grund
Stiftelsens berättigade intresse att kunna ta emot och dela ut medel inom stiftelsens verksamhetsområde.

Lagringstid
Uppgifterna sparas för bokföringsändamål från det att utbetalning av bidraget har skett och för en tid om sju år efter utgången av det räkenskapsår till vilket uppgifterna hänför sig.

1.2 Anmälan till konferenser och sammankomster

Vilka personer avses?
Personer som har anmält sig till konferenser och sammankomster samt personer som Stiftelsen anlitar för att genomföra dessa.

Varför samlar Stiftelsen in information?
För administration och genomförande av konferenser och sammankomster

Vilka uppgifter kan behandlas?
Namn, personnummer, adress, epostadress, telefonnummer, bankkonto.

För vilket syftet använder Stiftelsen uppgifterna?
När ni deltar i Stiftelsens verksamhet används era personuppgifter för att
– kunna bjuda in till och genomföra konferensen eller sammankomsten,
– tillgodose önskemål i form av t.ex. kost, skicka relevant information,
– informera om verksamheten genom att i efterhand dela fotografier, film.

Rättslig grund
Berättigat intresse att genomföra konferenser och sammankomster och att återknyta med information om Stiftelsens verksamhet.

Lagringstid
Personuppgifterna kommer att raderas ur Stiftelsens register eller bli vederbörligen anonymiserade när de inte längre behövs. Personuppgifter raderas som utgångspunkt efter ett år efter den senaste kontakten med den person vars personuppgifter vi behandlar.

1.3 Befintliga och potentiella samarbetspartner

Kategorier av registrerade kontaktpersoner hos befintliga eller potentiella samarbetspartners.

Varför samlar Stiftelsen in information?
För att kunna bedriva utgivning och försäljning av vetenskapliga böcker.

Vilka uppgifter kan behandlas?
Namn, företag/organisation, adress, epostadress, telefonnummer, typ av kontakter.

För vilket syfte använder Stiftelsen uppgifterna?
För att möjliggöra fortsatt kontakt inom ramen för ett tilltänkt eller befintligt samarbete. Vid kontakter i en yrkesroll eller på annat sätt kan personuppgifter förekomma i protokoll, minnesanteckningar, som referens i fakturor och i andra liknande dokument.

Rättslig grund
Era personuppgifter behandlas för att stiftelsen ska kunna upprätthålla ett pågående samarbete eller utvärdera ett potentiellt samarbete.

Lagringstid
Stiftelsen sparar uppgifterna så länge som institutet har ett pågående samarbete eller planer på ett kommande samarbete och upp till två år efter insamling.

1.4 Övrig kommunikation

Kategorier registrerade intressenter av Stiftelsens verksamhet.

Varför samlar Stiftelsen in information?
För att bedriva Stiftelsens verksamhet, inklusive möjligheten att delta i korrespondens.

Vilka uppgifter kan behandlas?
Namn, adress, epostadress, telefonnummer samt andra personuppgifter som förekommer i kontakten.

För vilket syfte använder Stiftelsen uppgifterna?
För att 1) svara på Ert ärende och hantera frågor, 2) möjliggöra god service och erbjuda relevant information, 3) följa upp Ert ärende, oberoende av genom vilken kanal kommunikationen sker.

Rättslig grund
Berättigat intresse att bedriva verksamheten, innefattande att kunna delta i korrespondens.

Lagringstid
Era personuppgifter behandlas så länge som ni har en relation med Stiftelsen. Därefter gallras eller anonymiseras information som inte längre är nödvändig för Stiftelsen, högst tolv månader därefter. Personuppgifter/korrespondens som inte används för något mer speciellt ändamål gallras därefter.

2. Med vilka delar Stiftelsen era personuppgifter?

Stiftelsen kan delge personuppgifter till följande kategorier av mottagare och
för följande ändamål.
– till stiftelsens bokförare och bank för utbetalning av ersättningar, till
affärskontakter, externa rådgivare, försäkringsgivare och andra tredje parter, i syfte att bedriva verksamheten och efterleva tillämpliga lagar.
– till andra institutioner dit stiftelsen betalar ersättningar m.m.

3. Skydd för era personuppgifter

Stiftelsen kommer att vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda era personuppgifter i överenstämmelse med tillämplig dataskyddslag. De datorer som används för att lagra personuppgifter lagras
i en säker miljö.

4. Rättigheter

I enlighet med gällande lagstiftning har ni rättigheter som innebär att ni kan få information om hur era personuppgifter behandlas samt utöva rättigheter i samband därmed.

Rätt till information och tillgång till era personuppgifter.
Ni har rätt att få information om huruvida Stiftelsen behandlar era personuppgifter, och om så är fallet hur de behandlas. Ni har rätt att begära kopior på dessa.

Rätt till rättelse
Om ni anser att Stiftelsens uppgifter om er inte är korrekta har ni rätt att begära att de rättas. Om något saknas kan ni begära att befintlig information kompletteras.

Rätt att invända
Ni har under vissa omständigheter rätt at invända mot behandling av personuppgifter som sker med stöd av en intresseavvägning.

Rätt till radering
Under vissa omständigheter är Stiftelsen skyldig att radera uppgifter. Ni har rätt att begära att era personuppgifter hos Stiftelsen raderas. Ett exempel på detta är att ni anser att uppgifterna inte längre behövs för det ändamål som de samlades in för eller att behandlingen grundar sig på ert samtycke som ni vill återkalla. Därvid bör uppmärksammas att ett återkallat samtycke får enbart framåtpekande effekt och därmed inte påverkar lagligheten av behandlingar som har genomförts med stöd av samtycke innan den återkallades.

Rätt till begränsning av behandling
Under vissa omständigheter är Stiftelsen skyldig att på begäran begränsabehandlingen av era personuppgifter som Stiftelsen har tillgång till, i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format. Ni kan då ha rätt att överföra dessa uppgifter till någon annan enhet än Stiftelsen utan att Stiftelsen hindrar det.

5. Personuppgiftsansvarig och kontaktuppgifter

Stiftelsen Institutet för Rättshistorisk Forskning, 802006-2595, är ansvarig för behandling av personuppgifter som beskrivs i denna
Personuppgiftspolicy.

Ni kan när som helst kontakta Stiftelsen på info@olinfoundation.com om ni har frågor om hur Stiftelsen behandlar era personuppgifter.